Wie bereiten sie sich auf ein erfolgreiches Treffen vor?
Besprechungen ist ein wichtiger Arbeitsteil von jedem Geschäftsführer. Die Geschäftsführer von den großen Betrieben verbringen den größten Teil von ihrem Arbeitstag auf verschiedenen Treffen auf der Suche nach den neuen Partner, Kunden oder Lieferanten. Eigentlich nicht alle Besprechungen und Verhandlungen sind erfolgreich. Und das passiert aus einem ganz einfachen Grund – die Leute vorbereiten sich darauf nicht sorgfälltig.
Ein Ziel setzen – ist die wichtigste Aufgabe bei jedem Treffen bei jeder Besprechung. Und es spielt keine Rolle, ob es intern stattfindet oder ausserhalb des Unternehmens, ob mit den Angestellten oder mit den Kunden. Das Ziel soll im voraus allen Teilnehmern bekannt sein. So haben alle die Gelegenheit beim Treffen ihre Ideen zu äußern. Auch jeder Teilnehmer sollte im voraus über den Vorlauf des Treffens informiert sein, indem er eine Präsentationsmappe mit einem Plan erhält.
Jede Besprechung soll unbedingt einen Moderator haben. In den meisten Fällen es sit die selbe Person, die das Treffen organisiert, das Ziel setzt und im Laufe des Treffens aufpasst, daß von dem Hauptthema nicht abgeweiht wird und das Ziel erreicht wird.
Setzten sie einen Zeitlimit ein. Ein Treffen, der sich über 2 oder 3 Stunden verschiebt ist für alle Teilnehmer eine Qual. Ein Meeting sollte 15 bis 30 Minuten dauern und wenn das Ziel nicht erreicht wird, sollten sie sich noch einmal treffen. Wenn an dem Treffen die teilnehmer aus den anderen Städten teilnehmen sollten, organisieren sie ein virtuelles Treffen.
Bei einem Meetings sehen wir oft verschlafene und vor Langeweile sterbende Gesichter. Es passiert, weil diese Leute nicht unbedingt an dieser Besprechung teilnehmen sollten und für sie ist es überhaupt nicht interessant. Bei einer Besprechung sollten nur diese Leute teilnehmen, die Entscheidung treffen können. Und sie sollten alle bei der Besprechung sein, weil sonst soll die Besprechung noch einmal stattfinden.
Wenn sie sich auf das Treffen mit einem potenziellen Kunden vorbereiten, sollten sie sich im Vorfeld davon überzeugen lassen, daß bei dem Treffen entscheidungsfähige Personen teilnehmen werden. Bei den kleinen Betrieben ist diese Person meisten der Geschäftsführer, bei den großen sind es 4 bis 12 Personen. Ihre Aufgabe ist, daß alle diese Angestellte oder mindestens der größte Teil von denen an dem Treffen teilnehmen.
Bei jeder Besprechung oder Meeting sollten sie die Teilnehmer zu einem Tun fördern. Es ist oft der Fall, daß während der Besprechung sehr viele Entscheidungen getroffen, und viele Ideen ausgesprochen werden, aber danach jeder kehrt zu seinem Arbeitsplatz zurück und vergisst wieder alles. Also sie sollten gleich während der Besprechung konkrete Aufgaben konkreten Leuten verteilen und einen bestimmten Zeitpunkt setzten, bis wann die Aufgaben erledigt sein müssen. Ausserdem sollte über den Ablauf des Treffens ein Protokoll erstellt werden und nach dem Treffen an an alle Teilnehmer verteilt sein.
Bei einem Meeting mit den Kunden oder Partnern ist ein Protokoll nicht weniger wichtig. Die Aufgaben sollten auch besprochen und verteilt sein. Wenn sie etwas verkaufen, am Ende der Besprechung sollten sie eine Visitenkarte geben. Zusammen mit der Visitenkarte können sie eine Papiertragetasche geben, wo die gesamte Information über ihr Unternehmen in einer Präsentationsmappe eingehftet ist und alle andere, für die zukünftige Zusammenarbeit notwendige Dokumente sind.
In die individuell bedruckte Papiertragetaschen können sie verschiedene Muster von ihren Produkten oder Werbegeschenke verpacken. Die Werbegeschenke sollten mit ihrem Logo versehen sein und im Büro einen Platz finden.
Nach dem Treffen die Hauptaufgabe des Geschäftsführers ist zu verfolgen, wie die Aufgaben erledigt werden und das Ziel erreicht. Der Leiter sollte sich ständig mit jedem Teilnehmer treffen und die Aufgaben besprechen oder sich erkundigen, wie es ihm gelingt diese Aufgaben zu erledigen. Manchmal ein kurzer Anruf genügt um alle Störungen zu beseitigen.
Diese Regel gilt auch für ihre Partner und Kunden. Nach dem Treffen sollten sie ihre Kunden anrufen und nachfragen, ob alles soweit deutlich ist, ob sie keine zusätzliche Fragen haben usw.
