Wie teilt man sich die Zeit in der Arbeit ein?

Man sagt, dass die Zeit unsere wertvollste Ressource ist. Nie in der bisherigen Menschheitsgeschichte war es möglich, mit Hilfe von der leicht zugänglichen Technik so viele Investitionen für gute Ideen tätigen. Daher bleibt nur eins übrig, die optimale Ausnutzung der wichtigsten Ressource – der Zeit. In diesem Artikel bieten wir Beratung an, wie Sie Ihre 24 Stunden effektiver ausnutzen können.

Plane die Zeit und die Aufgaben. Die Mehrheit der Menschen planen Treffen mit Partnern und Kunden, jedoch nie die Zeit für die täglichen Aufgaben. Die tägliche Arbeit, wie Anrufe, Schreiben von E-Mails und andere Routinenaufgaben müssen ebenfalls im Voraus geplant werden. Die Planung lässt einige Probleme vermeiden: wie der Abweichung von Zeittafel oder zu große Arbeitsbelastung. Das Ringbuch mit den Blättern für die Zeitplanung ermöglicht die Lösung dieser Aufgabe.

Plane die Zeit am Vorabend. Am besten lässt sich planen, indem man die Aufgaben auf ein Blatt Papier niederschreibt. Nach dem Sie diese aufgeschrieben haben, erhalten Sie eine Übersicht von allen wichtigen Tagesaufgaben. Dann sortieren Sie diese nach Prioritäten. Die meiste Aufmerksamkeit widmen Sie den Aufgaben, die wichtig aber nicht eilig sind. Nicht eilige aber wichtige Aufgaben sind diejenigen, die erlauben Ihnen eine Entwicklung in die richtige Richtung. Oft sind das Aufgaben, die langfristig nützlich sind. Die eiligen Aufgaben bringen keinen langfristigen Nutzen.

Nach dem Aufschreiben der Aufgaben auf dem weißen Papier übertragen Sie die wichtigsten Aufgaben in Ihr Arbeitsbuch. Wenn Sie kein Arbeitsbuch benutzen, bewahren Sie die Blätter und notieren dazu. Für die Planung eignet sich hervorragend auch ein Ringbuch. Der Präsentationsordner ist ebenfalls gut für die Haltung der Arbeitsblätter geeignet. Bei der Planung der Zeit ist der systematische Blickwinkel und Ordnung von Bedeutung.

Lassen Sie keine Störung in der Arbeit zu. Ein Geschäftsführer eines großen Unternehmens ließ ein Schild an der Tür morgens mit dem Spruch hängen: “Jetzt ist die produktivste Arbeitszeit. Stören ist gefährlich.” Machen Sie es auch. Die wichtigen aber nicht eiligen Aufgaben müssen in der produktivsten Tageszeit erledigt werden. Lassen Sie es nicht zu, dass Sie mit kurzfristigen aber unwichtigen Aufgaben gestört werden. Diese Regel ist sehr aktuell für die Führungskräfte. Sie müssen sich oft auf langfristige Aufgaben konzentrieren und dürfen nicht mit kurzfristigen gestört werden. Kleine Aufgaben können auf andere verteilt werden. Wenn Sie die Möglichkeit haben, beschäftigen Sie Aushilfskräfte, die diese kleinen Aufgaben den anderen Mitarbeiter abnehmen können

Verzichten Sei auf Kleinigkeiten. Jeder von uns hat schlechte Gewohnheiten. Eine davon ist die Beschäftigung mit Kleinigkeiten. Machen Sie einen Versuch: Nehmen Sie ein weißes A4 Blatt und schreiben Sie alle Arbeiten darauf, die Sie heute erledigt hatten oder zu erledigen beabsichtigen. Dann bewerten Sie diese in einer Skala von eins bis zehn, welche Arbeit Ihnen wie viel Nutzen gebracht hatte. Eine andere Variante – bewerten Sie jede Arbeit monetär. Schreiben Sie auf, wie viel Geld jede Aufgabe Ihnen eingebracht hat. Ein Präsentationsordner mit Blättern von einigen Tagen mit den Aufgaben und deren Bewertung bieten ein gutes Material zum Nachdenken darüber an, wie Sie die Arbeitszeit einteilen.

Benutze Hilfsmittel. In jedem Tablett PC und Smartphone befindet sich ein Kalender-Programm. Sie ersetzen sehr gut die Papiermittel. Versuchen Sie es und entscheiden, was für Sie am bequemsten ist.

Plane Zeit für unerwartete Aufgaben ein. Die Zeitplanungsprofis behaupten, dass man für diese Aufgaben mindestens 30 % der Tageszeit planen muss. Eine andere wichtige Sache – plane Deine Freizeit. Das Leben besteht nicht nur aus der Arbeit. Die Freizeit ist notwendig. Der moderne Mensch muss mindestens einige Wochen pro Jahr sich entspannen. Beobachtungen zeigen, dass ein erholter Mensch effektiver arbeitet und mehr damit zufrieden, somit auch glücklicher ist. Das Unternehmen, wo die Arbeitnehmer geschätzt werden, muss sich auch um die Erholung der Mitarbeiter kümmern. Menschen sind das höchste Kapital jeder Organisation.

Ringordner

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