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Das Qualitätsmanagement versteht sich als eine Kernkompetenz des modernen Managements und wird bereits seit 1900 in verschiedenen Abläufen und Modellen praktiziert. Qualitätsmanagement findet überall dort Einsatz, wo es um die Optimierung und Verbesserung der Effizienz in Verbindung mit Arbeitsleistungen geht.

Ein Unternehmen mit einem aktiven Qualitätsmanagement kann in der heutigen Zeit kaum mehr auf die Unterstützung durch ein vernünftiges QM-System verzichten, um die vielfältigen Aufgaben zu bewältigen, die von den Normen verlangt werden. Das Ziel von einem klar strukturierten Aufbau der QM Systeme ist die Kundenzufriedenheit und die Verbesserung der Qualität im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, die in einigen Branchen zwingend einzuhalten sind, und der Kundenvorgaben. QM Systeme überwachen und optimieren Prozesse und Verfahren, die zur Herstellung von Produkten benötigt werden. Diese Prozesse schließen das Management der Organisation mit ein. Jeder Prozess beginnt mit der Planung und endet mit der Auslieferung und der Abnahme durch den Kunden. Einer der wichtigsten Begriffe des Qualitätsmanagements ist somit der des Prozess an sich. Beim Einrichten eines Qualitätsmanagementsystems ist das Identifizieren und Beschreiben von Prozessen ein somit ein wesentlicher Bestandteil, der auch die meiste Zeit in Anspruch nimmt. Dies muss bereits bei der Einführung der QM Systeme von der Organisation und den betreffenden Mitarbeitern, die für die Einführung QM System zuständig sind, beachtet werden, um das vorgegebene Ziel von einem QM System nicht zu verfehlen. Unter der Voraussetzung der richtigen Auswahl der adäquaten Software, erhält das Unternehmen den maximalen Nutzen zu einem vernünftigen Preis und mit einem geringen Aufwand.

Was die richtige Wahl für die Organisation ist, muss das jeweilige Unternehmen selbst entscheiden. Jedes QM hat sehr vielfältige Aufgaben für die eine Unterstützung durch die richtige Software nicht unerheblich für den Ablauf, den Zweck und auch dem Nutzen der einzelnen Organisation ist. So vielfältig wie die Bereiche der einzelnen Branchen und Firmen sind, die ein Qualitätsmanagement benötigen und benutzen, so vielfältig ist auch die dazu erhältlich QM Software. Entscheidend für den Einsatz und die Anschaffung einer solchen Qualitätsmanagement Software ist natürlich auch daraus zu ziehende Nutzen, denn nicht jede QM Software ist für jede Form des QM geeignet. Es sollte also gut überlegt werden von den dafür Verantwortlichen in einer Organisation, welche Qualitätsmanagement Software für ihre Organisation vonnöten ist und mit welcher QM Software sie den größten Nutzen für ihr QM erzielen können. Eine ausreichende Recherche im Internet sowie die Erkundigungen und Beratungen bei den verschiedensten Herstellern von QM-Software, kann hierbei durchaus hilfreich sein kann.

Eine Softwarelösung, die unabhängig von Größe oder auch Art des Unternehmens einsetzbar und geeignet ist und hier exemplarisch genannt werden soll, stellt das Programm WissIntra 6.3 dar. Durch verschiedenen Module, die ähnlich wie in einem Baukastensystem verfügbar und miteinander kombinierbar sind, ermöglichen es den unterschiedlichsten Ansprüchen und Erfordernissen eines modernen Qualitätsmanagements und eines modernen Wissensmanagements, gerecht zu werden. Die Verwendung von Prozessschrittkarten, sogenannten P-Cards, ermöglicht es alle Kernprozesse, Unterstützungs- und Führungsprozesse absolut strukturiert über alle Prozessschrittebenen, standort- und sprachübergreifend, grafisch und in Tabellenform darzustellen. Ein weiterer wichtiger Faktor, der für das Programm spricht, ist die leichte Bedienung und die gute Übersichtlichkeit. WissIntra 6.3 ist somit eine QM Systemlösung, die ein Unternehmen nicht nur beim Aufbau eines prozessorientierten Qualitätsmanagements unterstützt, sondern ihm auch die Pflege von einem integrierten Managementsystem sehr erleichtert. Diese Qualitätsmanagement Software bietet eine Lösung für alle Probleme und 
alle Bereiche des Qualitätsmanagements, da alle Vorgänge und Abläufe, die mit der Fertigung eines Produkts oder der Bereitstellung einer Dienstleistung verbunden sind, Beachtung finden und berücksichtigt werden können.