Einen Projektplan richtig erstellen
Zwischen einem Viertel und einem Drittel der insgesamt für ein Projekt vorgesehenen Arbeitszeit sollte für die Planung eingerechnet werden. Auch wenn in dieser Phase noch keine konkreten Ergebnisse zu sehen sind, ist die hier investierte Arbeitszeit nicht verloren – denn je besser die Planung, desto leichter lassen sich die anvisierten Ziele später auch umsetzen.
Genaue Definition der Projektziele
Entscheidend für eine erfolgreiche Planung ist zunächst, dass die Ziele genau definiert werden. Denn nur wenn Klarheit über die Ziele besteht, lässt sich in der Planung auch der beste Weg dorthin ermitteln. Bei Projekten, die innerhalb des eigenen Unternehmens vergeben werden, ist es wichtig, dass die Ziele schriftlich genau fixiert werden. Damit haben Sie klare und verbindliche Vorgaben, an denen Sie und Ihr Team sich bei der Projektplanung orientieren können. Bei von außen kommenden Aufträgen ist es wichtig, dass die Wünsche des Kunden so genau wie möglich ermittelt werden, um mögliche spätere Konflikte zu vermeiden. Auch hier ist es besonders wichtig, die Ziele schriftlich festzuhalten – nicht zuletzt deshalb, weil dann, wenn die Kundenwünsche nicht auftragsgemäß umgesetzt wurden, Gewährleistungsansprüche geltend gemacht werden können.
Arbeitsschritte festlegen
Sind die Projektziele genau definiert, tritt die Planung in ihre entscheidende Phase – denn nun müssen die Ziele auf einzelne Arbeitsschritte „heruntergebrochen“ werden. In dieser Planungsphase müssen Sie sich zunächst Klarheit darüber verschaffen, welche Ressourcen Sie für die Umsetzung des Projekts benötigen: Neben Personal und Sachmitteln (wie etwa Maschinen) ist das vor allem das benötigte Kapital. Steht fest, welche Ressourcen eingeplant werden können, gilt es, einen Zeitplan zu entwickeln. Legen Sie dabei für jeden Arbeitsschritt einen Termin fest, bis zu dem er erledigt sein muss. Achten Sie dabei darauf, dass Sie ausreichend zeitlichen „Puffer“ einplanen, so dass eine Verzögerung bei einem Arbeitsschritt nicht gleich die rechtzeitige Fertigstellung des gesamten Projekts gefährdet. Bestimmen Sie für jeden Arbeitsschritt die zur Verfügung stehenden Mittel (Personal, Sachmittel, Budget) und legen Sie einen Zeitrahmen fest.
Verantwortliche benennen
Handelt es sich um ein größeres Projekt, ist es wichtig, für jeden Arbeitsschritt einen Verantwortlichen zu benennen, der dafür zuständig ist, dass das jeweilige „Etappenziel“ unter Einsatz der dafür eingeplanten Mittel und innerhalb der vorgesehen Zeit erreicht wird. Legen Sie Termine fest, die für einzelne Arbeitsschritte Verantwortlichen Zwischenergebnisse mitteilen müssen. Wenn Sie das Projekt so durchgeplant haben, fassen Sie die Ergebnisse noch einmal in einem Projektauftrag zusammen, in dem alle wichtigen Punkte festgehalten werden: Kunde, Name und Ziele des Projekts, Mittel zu seiner Umsetzung (Personal, Sachmittel, Budget) und Termine.