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Ein Faxgerät gehörte über viele Jahre hinweg zur Grundausstattung eines Büros. Alle schriftlichen Dokumente, die unmittelbar übermittelt werden sollten, wurden über das Fax versendet. Doch wurde die E-Mail immer beliebter und ein erheblicher Teil des Schriftverkehrs wird heutzutage auf diesem Wege übermittelt. Ein Fax-Gerät nimmt wertvollen Platz im Büro weg, verursacht Unterhaltskosten, benötigt eine kostenpflichtige Telefonleitung und verbraucht Energie. Da es nur noch selten genutzt wird, spielen viele Unternehmen mit dem Gedanken, dieses abzuschaffen.

Ein Fax-Gerät ist auch heute noch sinnvoll
Doch gibt es einige Situationen, in denen das Fax auch heute noch wertvolle Dienste leisten kann. Beispielsweise ist immer dann, wenn ein Vertrag unterschrieben werden muss, die E-Mail keine gute Alternative. Ein Vertrag, der eingescannt und als E-Mail versendet wird, hat keine Rechtsgültigkeit. Wenn das Unternehmen ihn hingegen als Fax verschickt, wird er anerkannt. Daher ist es nicht sinnvoll, ganz auf das Fax zu verzichten. Außerdem kann es auch sinnvoll sein, das Fax zu Werbezwecken einzusetzen. Werbemails werden von vielen Menschen überhaupt nicht geöffnet, sondern sofort aussortiert. Ein Fax sorgt hingegen stets für mehr Aufmerksamkeit und wird fast immer gelesen. Wenn ein Unternehmen seinen Kunden wichtige Neuigkeiten bezüglich der angebotenen Produkte zukommen lassen will, ist es daher nach wie vor sinnvoll, ein Fax zu schicken.

Die Alternative: Online Faxen
Die Gründe, auch weiterhin auf das Fax zu setzen, sind überzeugend. Doch ist es dennoch möglich, auf das Faxgerät zu verzichten und so die Unterhaltskosten einzusparen. Die Lösung für dieses Problem ist das Online-Fax. Es gibt verschiedene Anbieter im Internet, die ihren Kunden ermöglichen, online Faxe zu versenden und zu empfangen. Dazu ist weder eine zusätzliche Telefonleitung noch ein Faxgerät notwendig, der gesamte Datenverkehr mit dem Online-Fax-Anbieter erfolgt über das Internet. Erst hier werden die Daten in die herkömmliche Telefonleitung übertragen, um das Fax zu versenden. Als Hardware ist ein gewöhnlicher Computer mit Scanner und Drucker ausreichend, um die Faxe zu versenden und zu empfangen.